GDPR: Tipps für die Datensicherheit in Sugar (Teil 2 von 2)

Das Thema Datenschutz spielt in Zukunft für alle Unternehmen eine übergeordnete Bedeutung. Denn egal ob es sich um eine Website oder einen Newsletter handelt – alle, die im Internet aktiv sind, sind von den neuen EU-Richtlinien betroffen. Bisher regelte das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) mit vorgeschriebenen Compliance-Bestimmungen den Datenschutz. Doch mit der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO, englisch: GDPR) werden viele der bisherigen Richtlinien auf den Kopf gestellt.

GDPR in Sugar abbilden – Video 2 

Besondere Relevanz hat das Thema Sicherheit personenbezogener Daten für Unternehmen, die ein CRM-System nutzen. CRM-Systeme beinhalten nicht nur sämtliche Kundendaten wie Adressen und Bezahlinformationen. Darüber hinaus enthalten sie auch Informationen zu Leads, die vielleicht einmal Kunden werden – oder eben auch nicht. Es handelt sich hierbei also um hochsensible Daten, die mit größter Sorgfalt gehandhabt werden sollten. Unternehmen müssen selbst aktiv werden und das Thema Datensicherheit vorantreiben – nur auf Funktionen, die durch den CRM-Hersteller bereit gestellt werden zu warten und diese zu implementieren, reicht leider nicht aus. Das Thema ist nicht ausschließlich ein technisches, sodass Verfahrensanweisungen, neue Prozesse und Konsequenz in der Umsetzung nötig sind, um die Speicherung und den Umgang personenbezogener Daten erfolgreich zu meistern.

Insignio arbeitet an dieser Stelle intensiv mit Sugar zusammen, um unseren Kunden zu helfen, die neuen Anforderungen zu bewältigen. Durch Sugar bereit gestellt werden hier ein E-Book „Getting ready for GDPR“ (bald auch in deutscher Version) und sowie Customer Journey Mapping im System. Das Sugar Release 8, das im Frühjahr herauskommt, wird einige Funktionen zum leichteren Umgang mit personenbezogenen Daten mit sich bringen, um Sie weiterhin vielfältig zu unterstützen. Als Dienstleister stehen wir stets im engen Kontakt mit unseren Kunden und unterstützen Sie auch bestmöglich beim Thema Datensicherheit.

Benötigte Funktionen für GDPR:

• Opt-In/Opt Out als Voraussetzung für eine legitime Datensammlung/-speicherung – diese sollten Sie Ihren Kunden unbedingt bieten, um erstens Einverständnis über die Datenspeicherung zu haben und zweitens den Kunden ein leichtes Austreten aus Ihren Verteilern zu ermöglichen.
• Wir richten Batch-Jobs ein – zum Löschen von Personen, die gelöscht werden möchten. Beim Löschen von Kontakten sollte bedacht werden, dass diese über alle Module und Relationen hinweg gelöscht werden.
• Wir bieten Hilfe beim Export aller personenbezogenen Daten, falls dies von Ihren Kunden angefragt wird. Die Daten liegen in einem CRM-System zumeist in mehreren Modulen und Relationen vor – wir möchten Ihnen helfen, sicherzustellen, dass hier keine Daten vergessen werden.
• Weiterhin sind Funktionen geplant, die es ermöglichen, alle von Änderungen in der Datenhaltung betroffenen Personen direkt zu informieren. Dies geht bisher über Kampagnen.
• Gesammelte Daten von Leads, die konform mit den neuen Bestimmungen sind, dürfen behalten und weiter genutzt werden. Nicht konforme Daten dürfen dies nicht. Hier gilt auch: Bei Unsicherheit keine Daten nutzen!

Wir hoffen, dass Ihnen unsere beiden Videos zum Thema GDPR in Sugar etwas weiterhelfen, sich dem Thema zu nähern! Kontaktieren Sie uns einfach, wenn Sie fragen haben.